Den gamle måten å jobbe med Post-it lapper eksisterer ikke lengre ved Psykiatriklinikken Ale. For å håndtere saksbehandling har de ansatte tatt i bruk Visiba Care sin digitale helseplattform – det samme systemet de allerede brukte for digitale møter med pasienten.
Psykiatriklinikken Ale søkte etter et brukervennlig digitalt system for saksbehandling, som kunne flytte informasjon både utenfor og innen enheten på en enkel og sikker måte. Mange av de ansatte jobber jevnlig eksternt og trengte å finne nye måter å kommunisere på, dels internt om f.eks. en behandling, delvis eksternt med pasienten. Den tidligere måten å jobbe på, som bestod i å skrive og overlevere Post-it lapper mellom de ansatte, var ikke bærekraftig.
"Vi skrev lapper som vi la i forskjellige rom som vi håpet kollegaen ville finne. Så la vi tid og energi på å dobbeltsjekke at informasjonen kom igjennom."
- Christina Frick, sykepleier
Ett system – flere bruksområder
Løsningen var enkel – de kunne bruke Visiba Care, verktøyet som allerede bruktes for digitale møter, også til saksbehandling. Ved å bruke flere funksjoner i Visiba Care unngikk de ikke bare å bruke tid og penger på å anskaffe et nytt system. Det ble også enkelt for helsepersonellet å ta i bruk arbeidsmetoden, da de allerede var vant til å jobbe i plattformen.
Fordeler for ansatte og pasienter
Å kunne behandle saker i Visiba Care har betydd mange fordeler for de ansatte ved Psykiatriklinikken Ale. Det har ført til:
- bedre samarbeid
- redusert dobbeltarbeid
- økt pasientsikkerhet
- økt kontroll
Det har også blitt lettere for pasienter å få tilgang til hjelp og bli mer involvert i egen helse. Ved å laste ned Mitt vårdmøte-appen (levert av Visiba Care) kan de besøke Psykiatriklinikken Ale sitt digitale mottak, og selv starte sin sak.
Mange pasienter, spesielt de med ADHD, har satt pris på at appen er oversiktlig og at symbolene gjør det enkelt å forstå hvilke knapper man skal trykke på. Muligheten til å chatte har også vært verdifull for de som ikke liker å snakke i telefon og derfor ikke kontakter tjenesten.
"Vi har nådd pasienter som vi ikke nådde tidligere, og som kansellerte besøk etter besøk."
- Christina Frick
Slik fungerer det i praksis
Noen saker starter pasientene selv i appen, men flertallet settes opp av behandlerne selv. En sak kan enkelt startes av en ansatt på samme sted der du håndterer meldinger som kommer inn via appen. Alle saker tildeles et internt saksnummer som brukes når personalet kommuniserer om saken. Dette gjør at virksomheten kan håndtere alle aktuelle saker på ett og samme sted.
Bruker meldingsfunksjonen
Resepsjonen har sammen med Customer Success-teamet i Visiba Care funnet en måte å bruke meldingsfunksjonen i Visiba Care for effektiv saksbehandling. I meldingsvisningen får de ansatte en klar oversikt over egne og nye saker som ennå ikke er behandlet. Sykepleierne henter sakene om rådgivning og fornyelse av resepter, mens sekretærer har ansvar for å hente andre saker og dele ut til rett person. For å få enkel tilgang til en bestemt type sak, merker du alle saker med en kontaktårsak, som du så kan sortere etter. Under saken finner du en oversikt med informasjon, vedlagte bilder, filer og eventuelle skjemasvar.
Intern og ekstern kommunikasjon
Når saken er hentet, kan den ansatte kommunisere om den gjennom meldinger med kollegaer eller pasienten. Eller begge. Dersom du har invitert en kollega og ikke ønsker at pasienten skal se samtalen, kan du aktivere «internmelding». Feltet får da en fargemarkering, slik at man tydelig kan skille hvilke meldinger pasienten kan se, og hvilke som er interne.
Full kontroll over resepsjonen
Psykiatriklinikken Ale har på denne måten benyttet meldingsfunksjonen i Visiba Care for å holde oversikt over alle pågående saker ved klinikken og kvitte seg med et annet system, Post-it lapper og muntlige overleveringer av saker.
"Ansatte trenger ikke å følge opp ting hele tiden. Dersom noe er overlevert til en kollega i Visiba Care, blir det værende der til oppgaven er løst. Du trenger ikke være usikker på om det blir gjort eller om det er glemt."
- Anders Fernström, enhetsleder
