Da tannhelsetjenesten ved Örebro-regionen åpnet et digitalt mottak i regionens helseplattform, var det fokus på to hovedmål: Å øke tilgjengeligheten for pasienter og redusere skadelig miljøpåvirkning. Som en pioner innen digital tannhelse finnes det få eller ingen retningslinjer omkring hvordan digitale tannhelsetjenester skal gjennomføres. Takket være en engasjert ledelse med sterk interesse for digitalisering og teknologi kunne virksomheten åpne opp sitt digitale mottak og tilby digitale tannhelsetjenester i slutten av April 2020.
Vi har fått prate med Therese Svanbäck, tannpleier og prosjektleder, for å få et dypere innblikk i hva det innebærer å tilby digitale tannhelsetjenester, hvordan de lyktes i å få pasientene til å besøke det digitale mottaket og videre utvikling innen digital tannhelse.
Økt tilgjengelighet og redusert miljøpåvirkning
Tannhelsetjenesten i Örebro ble tidlig en del av regionens satsing på digitale helsetjenester, mye takket være en engasjert ledelse. Initiativet bygger på Örebros mål om å bli verdensledende på digitale helsetjenester innen 2025. Å integrere digitale tannhelsetjenester i regionens app var langt i fra en selvfølge til å starte med. Likevel tok det ikke lang tid før pasientene skjønte hvor verdifullt det er å få tilgang til hele spekteret av regionen helsetjenester i appen. Med en vei inn, i motsetning til å distribuere og utgi en ny digital pasient-app dedikert til digital tannhelse.
Vårt primære mål er fremfor alt å gjøre det lettere for pasienter å komme i kontakt med tannhelsetjenesten. Siden mange allerede har lastet ned regionens digitale pasient-app, virket det rimelig at de også kunne få tilgang til tannpleie derfra. Vi ser også andre fordeler, som økt mulighet for mer samarbeid på tvers av enheter og profesjonelle i fremtiden, forteller Therese Svanbäck.
Videokonsultasjoner øker tilgjengeligheten, samtidig som de reduserer unødvendig reisevei for pasientene. Dette er et steg i riktig retning mot regionens mål om å redusere karbondioksidutslipp og deres påvirkning på miljøet.
Mange henvendelser kan håndteres digitalt
Hvilke typer henvendelser kan bli behandlet digitalt ved tannhelsetjenesten i Örebro? Det kan være alt fra råd om ulike behandlingsformer, til oppfølgingssamtaler etter et større inngrep eller rådgivning for eksempel rundt karies.
Regionens beredskapsklinikk identifiserte fordelene med digitale tannhelsetjenester ganske tidlig. De mottar ofte pasienter som ikke har regelmessig kontakt med tannpleie, og det gjelder ofte saker som kan løses effektivt eksternt, som for eksempel rådgivning eller en første vurdering før en behandlingsplan. Vi har nå utvidet våre anbefalinger til pasientene, og informert dem om muligheten for å kontakte det digitale tannlege-mottaket eller be om en videokonsultasjon, forklarer Therese.
I regionens app Digital Mottagning, kan pasienter som søker tannpleie selv gå inn i appen og bestille en videokonsultasjon. Oppfølgingsavtaler kan også foregå digitalt, hvor to av regionens spesialistklinikker tilbyr oppfølgingsavtaler digitalt til pasienter som befinner seg i lengre behandlingforløp og trenger å komme i kontakt med klinikken, f.eks. hvis pasienten føler seg bekymret for noe.
Positive opplevelser for pasientene
Selv om noen pasienter er skeptiske til videokonsultasjoner, setter mange pris på muligheten – spesielt de som søker tannpleie via regionens digitale klinikk og de som allerede er trygge med videokonsultasjoner. Flertallet av de som har brukt tjenesten er veldig positive, både når det gjelder teknologi og kvalitet på tannpleien. Det har vært litt vanskeligere å overbevise pasienter om digitale oppfølgingsavtaler, men Therese mener at det kan ha å gjøre med hvordan behandlerne presenterer alternativet.
Jeg tror mange fortsatt synes det er litt skummelt å møtes via videokonsultasjon. Dette må overvinnes. De som tør å ta steget er ofte ekstremt fornøyde og takknemlige for hvor bra det fungerer.
Informasjonsspredning og kunnskapsdeling blant behandlerne
I følge Therese har den største utfordringen vært å få alle ombord. Det faktum at teknologien var på plass og allerede brukt av mange ulike behandlere i regionen var ikke en åpenbar suksessfaktor. Det tar tid å omstille en hel organisasjon.
Å få bedrifter og ansatte involvert har vist seg å være en kontinuerlig prosess. Noen har vært veldig positive mens andre har vært litt mer skeptiske. Vi må fortsette å jobbe med informasjonsformidling og rose superbrukere i organisasjonen. Det handler om å endre folks måter å gjøre arbeidet sitt på, tenke i nye retninger, sette nye rutiner – dette er nødvendig for at digitale arbeidsmetoder skal bli en naturlig del av organisasjonen.
For å spre kunnskapen internt har organisasjonen satt opp et digitalt arbeidsområde. Her kan de som jobber i det digitale mottaket få tilgang på informasjonsmateriell og dokumentasjon. Det finnes det også et diskusjonsforum hvor de ansatte kan stille spørsmål og diskutere ulike problemstillinger. I utgangspunktet gikk mange spørsmål direkte til Therese, men nå som flere begynner å ta i bruk den nye måten å jobbe på, er det viktig at informasjon og kunnskap kan deles direkte mellom brukerne. Dette har betydd trygghet for personalet, og i dag er de fleste som jobber digitalt veldig positive, både når det gjelder teknologi og den nye måten å møte pasienter på.
I dag kan pasienter kun bestille time hos en tannlege via pasientappen. I fremtiden mener Therese at pasienten, avhengig av årsaken til henvendelsen, kan møte både tannleger, tannpleiere og spesialister digitalt. De som møter pasientene sine digitalt jobber som normalt på sin vanlige arbeidsplass, slik at retningslinjer og arbeidsmetoder etableres. Videre kan det bli aktuelt å se på muligheten for å jobbe hjemmefra.
Ser positivt på videre muligheter med videokonsultasjoner
Akkurat nå arbeides det med å bli trygg med dagens prosesser, men underveis dukker det stadig opp tanker og ideer om hvordan man kan utvikle tilbudet. Det handler om f.eks. om muligheten for å koordinere forskjellige saker eller forskjellige enheter på en bedre og mer effektiv måte.
Vi har nettopp startet et prosjekt sammen med helsetjenesten der vi vurderer muligheten for å benytte funksjonen for flerpartssamtaler i Visiba Care. Vi ser blant annet på muligheten for å involvere tolker på en enklere måte, og se hvordan vi kan oppnå bedre koordinering mellom pasienten, generell tannpleie og spesialisttannhelsetjenesten. Så hender det at vi møter pasienter der det er behov for å konsultere pasientens lege før en eventuell behandling. Det hadde vært veldig greit hvis man da kan koordinere et møte digitalt.
Folktandvården, den nasjonale tannhelsetjenesten i Sverige, jobber videre med å organisere aktiviteter i regionen, f.eks. på sykehjem eller på familiens hus. Her ser Therese store fordeler med muligheten for å koble seg direkte til en tannlege for råd hvis spørsmål skulle oppstå.
Tre nøkler til suksess ifølge Therese:
- Støtte og et tett samarbeid med kunnskapsrike kolleger fra forskjellige områder i organisasjonen har vært avgjørende for suksessen. Å ha ledelsen med seg og kunne ha direkte kommunikasjon med IT, kommunikasjon og tannhelsetjenestens kundeservice har vært ekstremt verdifullt.
- Sett av tid og ressurser før oppstart. Slik får du tid til å utarbeide visse rutiner og samle svar på spørsmål som sannsynligvis vil dukke opp. Alt tar mye lenger tid enn du tror. Det er viktig å tørre å komme i gang og teste. Digital tannhelse skjer ikke av seg selv, det kreves mennesker som tar tak.
- Ikke glem den eksterne kommunikasjonen. På den måten får pasientene informasjon over hvilke digitale muligheter som tilbys. Vi sendte ut pressemeldinger som ga oss oppmerksomhet i media. Det hjalp oss med å nå ut til pasientene. I tillegg investerte vi i reklame på sosiale medier, la ut informasjon om aktivitetene på TV-skjermer ved mottakene og oppfordret de ansatte til å spre budskapet om digital tannhelse. Den eksterne kommunikasjonen er viktig slik at pasientene er informert at vi tilbyr digitale tjenester.
