Psykiatriklinikken: ventetiden har gått fra 1,5 år til 3 måneder

For at digital transformasjon skal fungere, må vi endre mange ting og være forberedt på at det koster i begynnelsen. Men når man er i gang, er fordelene veldig tydelige. Det mener Anders Fernström, enhetsleder ved Psykiatriklinikken Ale.

Klinikken i Ale, utenfor Göteborg, er en psykiatrisk poliklinikk i offentlig regi, med 30 ansatte som håndterer rundt 1000 pasienter med ulike diagnoser. I likhet med mange andre lignende virksomheter har de slitt med utfordringer i form av lange ventetider og vanskeligheter med å rekruttere og beholde ansatte. Endringsarbeidet ble startet med et klart mål: bedre behandling til flere i et godt arbeidsmiljø.

Når man har store personalproblemer i helsetjenestene og mange sliter fordi de ikke har nok kolleger, er det veldig verdifullt med verktøy som tydelig kan bidra til å løse problemene, sier Anders.

Klinikken har jobbet aktivt med digital transformasjon i flere år nå, og de har identifisert fordeler på disse fem områdene:

• Bemanning
• Tilgjengelighet
• Produktivitet
• Delaktighet
• Arbeidsmiljø

I utgangspunktet kostet digitaliseringsarbeidet tid, penger og energi. Prosessen kan betraktes som en kurve, der du har et visst utgangspunkt for energiforbruk, som i starten øker over en periode, og som deretter ligger på et betydelig lavere nivå enn utgangspunktet.

Når det gjelder digitalisering, er det viktig å være klar over at det trengs mer energi i starten. Derfor er det viktig å prioritere hva man vil starte med, forklarer Anders.

Bemanning

Å lykkes med å rekruttere riktig personale er en av Anders' største oppgaver som enhetsleder. Det arbeidet har blitt betydelig enklere nå som klinikken kan profilere seg som en digitalt fremoverlent arbeidsplass som verdsetter balanse mellom jobb og fritid. Muligheten til å jobbe hjemmefra er verdt mye for helsepersonell, som sjelden får anledningen til det.

Det er noe av det viktigste å kunne tilby når vi rekrutterer, sier Anders.

Fordel: Omtrent seks ganger så mange søknader på ledige stillinger for sykepleiere og psykologer.

Tilgjengelighet

En av klinikkens hovedoppgaver er å utrede og diagnostisere nevropsykiatriske funksjonsnedsettelser. Tidligere kunne ventetiden for en slik undersøkelse være opptil 2 år(!).

At en ung pasient får effektiv behandling i løpet av et par måneder i stedet for nesten 2 år, har stor betydning for pasientens livskvalitet. Sliter man med psykiske problemer uten å få hjelp, får man ofte andre psykiske problemer, sier Anders.

Klinikken har jobbet hardt for å korte ned ventetiden ved å støtte de ansatte og endre måten å jobbe på. Slik identifiserte arbeidsgruppen problemene som tidligere førte til lange ventetider:

Det krevdes mange små endringer over tid for å løse disse problemene. Digitalisering av enkelte elementer har vært en del av løsningen, og Visiba Care har kunnet hjelpe til med blant annet timebestilling, digitale besøk og saksbehandling. Andre eksempler på digitale verktøy som avlaster personalet på klinikken er internettbasert CBT, digitale psykologiske tester, automatiske målinger av pasienters trivsel, instruksjonsvideoer og interaktive stillingsbeskrivelser i introduksjonen av nyansatte.

Fordeler:

• Ventetiden for undersøkelser ble kraftig redusert; fra ca. 1,5 år til ca. 3 måneder.
• Ventetiden for kognitiv atferdsterapi gikk ned fra 9 måneder til noen få uker.
• Antall mottatte henvisninger økte fra 55 % til 80 %.

I virksomheten min måler vi først og fremst hvordan pasienter og ansatte vurderer en endring. Men da vi begynte å se på tallene, ble jeg overrasket over hvor mye mer effektive vi faktisk ble, sier Anders.

Produktivitet

På psykiatrimottaket Ale tør de å snakke om produktivitet, som noen ganger kan være et skjellsord i helsevesenet, fordi det bringer tankene til samlebåndet. Men når man ser på manglende produktivitet som en indikator på pasientenes lidelse, så blir det lettere å snakke om, sier Anders.

Et eksempel på hvordan man kan skape smidigere arbeidsmetoder (og mer tid til omsorg) er den digitale saksbehandlingen i Visiba Care, som ble opprettet for å unngå dobbeltarbeid og uklarhet om hvilken ansatt saken ligger hos.

Måletallet for produktivitet er antall besøk klinikken klarer å gjennomføre. Det tallet påvirkes av hvor mye tid du trenger å bruke på andre ting, men også av hvilke forutsetninger du har for å gjennomføre møter. Utrolig nok økte antall fullførte konsultasjoner på klinikken under pandemien, da det meste foregikk digitalt på distanse.

Det er meget godt jobbet av våre ansatte, som virkelig har prioritert å møte pasienter og brukt de digitale verktøyene vi har til å gjøre det, sier Anders.

I dag er omtrent 35 % av alle konsultasjoner på psykiatriklinikken Ale digitale, og konsultasjonene gjelder i stor grad undersøkelser og behandling, noe som bidrar til å forkorte ventetiden på disse områdene. Klinikken har lang erfaring med å møte pasienter via video og egne retningslinjer for når et digitalt møte er hensiktsmessig.

Den ansatte må mene at det er medisinsk hensiktsmessig, og pasienten bør også synes det er en god idé, sier Anders.

Fordel: Klinikken gjennomfører ca. 30 % flere konsultasjoner totalt (fysisk og digitalt).

Delaktighet

I dag er det lettere for pasienter å få kontakt med klinikken, via video, meldinger eller chat. Det skaper trygghet, og pasienten kan bli mer involvert i hele prosessen. For eksempel kan ansatte invitere pasienten inn til en samtale tidligere, i stedet for å diskutere rundt pasienten. Det finnes også en gruppe pasienter som det har vært vanskelig å få kontakt med i det hele tatt tidligere, men som kan håndtere et digitalt møte.

Fordel: Tettere kontakt med pasientene.

Arbeidsmiljø

Parallelt med digitaliseringen har medarbeidernes arbeidssituasjon bedret seg, ifølge medarbeiderundersøkelser. Anders påpeker at det kan skyldes mange forskjellige ting, men at man ser en klar sammenheng med endringsarbeidet. Det faktum at de ansatte har fått muligheten til å jobbe eksternt har blitt utrolig verdsatt, og i dag jobber mange ansatte hjemmefra regelmessig.

Ikke bare har vi fått betydelig flere søkere til ledige stillinger, vi klarer også å beholde ansatte. Det lønner seg å kunne velge hvordan du vil organisere arbeidet og kunne jobbe hjemme når det gjør livet enklere, sier Anders.

Fordel: Medarbeiderundersøkelsen har gått fra rødt til grønt.

Nye behov på en digital arbeidsplass

Men når 20–25% av arbeidsstyrken jobber eksternt hver dag, oppstår det nye behov. Det har blitt viktig å ha et system der alle ansatte kan se hvor kolleger er (hjemme eller på stedet), hvem som er ledige og hvilke rom som er bestilt. Du må også legge ekstra vekt på å skape lagånd, for å bevare en varm og trygg atmosfære i arbeidsgruppen. Du kan ikke ta det for gitt.

I dag er en av mine viktigste oppgaver å planlegge aktiviteter som skaper en følelse av fellesskap. Det er jeg egentlig ikke vant til, sier Anders, som har gått fra å fokusere mye på implementering av prosesser og digitale verktøy til å bruke mer og mer tid på kulturen på arbeidsplassen.

Begge deler er nødvendig for å skape en sunn og effektiv organisasjon!

Hør Anders og Christina snakke om arbeidet sitt i webinaret (på svensk):  Inspirasjon til nye måter å jobbe på i spesialisthelsetjenesten.