Det gamla arbetssättet med lappar är ett minne blott. På Psykiatrimottagning Ale har medarbetarna börjat använda Visiba för ärendehantering – samma system som de redan använde för digitala vårdbesök.
Psykiatrimottagning Ale letade efter ett användarvänligt digitalt system för ärendehantering, för att kunna förflytta information på enheten på ett enkelt och säkert sätt. Många av medarbetarna arbetar regelbundet på distans och behövde hitta nya vägar att kommunicera, dels internt om t.ex. en behandling, dels externt med patient. Men oavsett distansarbete – det tidigare arbetssättet som gick ut på att skriva och lämna över lappar till medarbetare var inte hållbart.
"Vi skrev lappar som vi lade i olika fack som vi hoppades att kollegan skulle hitta. Därefter lade vi tid och energi på att dubbelkolla att informationen gått fram."
– Christina Frick, sjuksköterska
Ett system – flera användningsområden
Lösningen blev enkel – de kunde använda vårdplattformen Visiba Care, verktyget som redan fanns för digitala vårdbesök, även för ärendehantering. Genom att nyttja fler funktioner i plattformen slapp de inte bara att lägga tid och pengar på att införskaffa ett nytt system. Det blev också lätt för personalen att ta till sig arbetssättet, då de redan var vana vid att jobba i plattformen.
Fördelar för medarbetare och patienter
Att kunna hantera ärenden i Visiba Care har inneburit många vinster för medarbetarna på Psykiatrimottagning Ale. Det har lett till:
- bättre samverkan
- minskat dubbelarbete
- ökad patientsäkerhet
- ökad kontroll
Det har också blivit enklare för patienterna att nå vården och bli mer delaktiga i sin vård. Genom att ladda hem appen Mitt vårdmöte (levererad av Visiba) kan de besöka Psykiatrimottagning Ale, digital mottagning och initiera sitt ärende själva.
Många patienter, särskilt de med ADHD, har uppskattat att appen är tydlig och att bildsymbolerna gör det lätt att förstå vilka knappar man ska trycka på. Möjligheten att chatta har också varit värdefull för de som ogillar att prata i telefon och drar sig för att ringa.
”Vi har nått patienter som vi inte nådde innan, som avbokade besök på besök.”
– Christina Frick
Så funkar det i praktiken
Vissa ärenden startar patienterna alltså själva i appen, men merparten lägger mottagningen upp själva, för att kunna hantera alla ärenden på ett ställe. Ett ärende kan enkelt startas av en medarbetare på samma plats som man hanterar meddelanden som kommer in via appen. Alla ärenden förses med ett internt ärendenummer som används när personalen kommunicerar kring ärendet.
Nyttjar meddelandefunktionen
Mottagningen har, tillsammans med Customer Success teamet på Visiba, hittat ett sätt att nyttja meddelandefunktionen i Visiba Care till effektiv ärendehantering. I meddelandevyn får medarbetarna en tydlig överblick över sina egna och nya ärenden som inte hanterats än. Sjuksköterskor plockar upp de ärenden som rör rådgivning och förnyandet av recept, medan sekreterare ansvarar för att plocka upp övriga ärenden och fördela vidare till rätt person. För att enkelt komma åt en viss typ av ärenden märker man alla ärenden med kontaktorsak, som man sedan kan sortera efter. Under ärendet hittar man en översikt med information, bifogade bilder, filer och eventuella formulärsvar.
Intern och extern kommunikation
När ärendet plockats upp kan medarbetaren kommunicera kring det genom meddelanden med kollegor eller patienten. Eller både och. Om man har bjudit in en kollega och inte vill att patienten ska se konversationen går det att aktivera "internt meddelande". Fältet får då en färgmarkering, så att man tydligt kan urskilja vilka meddelanden som patienten kan se och vilka som är interna.
Full koll på mottagningen
På det här sättet har Psykiatrimottagning Ale nyttjat meddelandefunktionen i Visiba Care för att hålla koll på alla pågående ärenden på mottagningen och komma ifrån ytterligare ett system, lappar och muntliga överlämningar.
”Medarbetarna slipper följa upp saker hela tiden. Har man lämnat över något till en kollega i Visiba Care ligger det där tills uppgiften är löst. Man behöver inte vara osäker på om det blir gjort eller om det blivit bortglömt.”
– Anders Fernström, enhetschef
