Kan BUP dra nytta av samma strategier som en överbelastad vårdcentral? Genom att införa ”digitalt först” har vårdcentralen Teleborg lyckats öka tillgängligheten från 60 % till hela 95 %* och samtidigt skapat en bättre arbetsmiljö. Medarbetarna kan prioritera efter behov, samarbeta kring ärenden och lämna till rätt resurs direkt genom den digitala vårdplattformen Visiba Care. Skulle BUP kunna göra något liknande?
Barn- och ungdomspsykiatrin i Sverige har länge kämpat med långa väntetider. Återkoppling dröjer, vilket leder till fler desperata telefonsamtal från oroliga föräldrar, som det går åt ännu mer tid åt att besvara. Resultatet blir en ond cirkel av dålig tillgänglighet och tid som rinner medarbetarna ur händerna.
Men hur ska man lyckas förändra, när arbetsdagen redan är en kamp mot klockan? Vi underskattar inte tiden och kraften det tar att förändra. Men vi har också sett helt otroliga resultat på kort tid, när alternativet att inte göra något är ohållbart.
Under 2022 gjorde Vårdcentralen Teleborg en resa som gör att de idag ses som ”föregångare i det digifysiska arbetet inom den offentliga primärvården i Region Kronoberg och ett konkret exempel på omställningen till nära vård”.
Men när Visibas transformationsteam träffade dem första gången var det en verksamhet i kris, som brottades med högt söktryck och stora svårigheter att hantera volymerna i telefonen. Omställningen till att ta in ärenden digitalt i första hand tog ungefär 6 månader och resulterade i hela 95 % tillgänglighet!
Idag kommer de flesta nya ärenden på vårdcentralen Teleborg in via appen Min vård Kronoberg och 95 % av dem hanteras av vårdpersonal samma dag. För de som inte kan eller vill söka vård via appen finns möjligheten att ringa fortfarande – och även där får 95 % svar samma dag, då den digitala kanalen avlastar trycket på telefon.
Men man kan väl inte gå från telefontider till digital mottagning över en natt?
Det har visat sig att i stort sett kan man det, om man erbjuder en riktigt bra digital kanal. Vårdcentralen Teleborg och vårdcentralerna Bra Liv i Jönköping la in ett trevligt röstmeddelande med en mycket övertygande hänvisning till appen, i kombination med annan marknadsföring, i samband med omställningen.
I Teleborg har resultatet blivit att telefonsamtalen sjunkit med 70 %. Men även de ärenden som kommer in via telefon görs till meddelanden i Visiba Care. För att personalen ska kunna hantera alla ärenden digitalt, på ett och samma ställe.
Det finns såklart stora skillnader på hur en vårdcentral och BUP bedriver sina verksamheter, men vi hoppas att Teleborg kan inspirera i tillgänglighetsfrågan och i att våga låta de sökande göra en del av jobbet själva. För fördelarna med att ta in ärenden i text, med all den viktigaste informationen redan angiven, är stora. Tänk att veta vad ärendet handlar om, innan du plockar upp det. Då kan du prioritera efter behov och lämna ärendet till rätt resurs direkt. Skulle BUP kanske kunna ha en person som bara hanterar administrativa ärenden och receptförnyelser via meddelanden?
En stor del av framgången i Teleborg har varit ett teambaserat arbetssätt, där man samarbetar kring och med patienten. Ett ärende som startas i en app levererad av Visiba kan skickas vidare till en eller flera kollegor och patienten och anhöriga kan involveras när som helst, för att svara på frågor, fylla i formulär eller boka en mötestid som passar dem. Fördefinierade fraser och förkortningar i meddelanden, smarta länkningar och videomöten är saker som gör att flöden kan effektiviseras ytterligare.
En viktig faktor som verkligen skulle kunna underlätta i omställningen till "digitalt först" för BUP är att många föräldrar idag längtar efter att kunna sköta sina ärenden online. Av alla verksamheter som arbetar med Visiba är det de mottagningar som vänder sig till barn och deras föräldrar som verkar ha lättast att skala upp digitala arbetssätt och göra dem till en självklar del av verksamheten, tack vare att målgruppen är så positivt inställd.
Om föräldrarna möts av relevanta frågor i appen, där de med sina egna ord får beskriva barnets utmaningar och historik, eller ställa sin fråga, kommer det att ge dem en känsla av att någon lyssnar. Om de sökande känner sig lyssnade på och trygga med att de kommer att få ett svar, accepterar de dessutom oftast att svaret kan ta lite tid.
Sammanfattningsvis ser vi en stor möjlighet att BUP skulle kunna dra nytta av de nya arbetssätt som Teleborg, andra vårdcentraler och specialistmottagningar byggt upp med Visiba, för att öka tillgängligheten och korta köerna.
Ser du den också? Hör av dig till någon i vårt transformationsteam, så hjälper de dig!
anna.zetterlund@visibacare.com
lovisa.dombrowe@visibacare.com
robin.kohn@visibacare.com
* Kontakt samma dag med samma personalstyrka.