Hur skulle det vara att veta vad ärendet handlar om, innan du startar en konversation med nästa patient i kön?
Varje vecka går det åt flera heltidstjänster för att ta emot 100-tals samtal på bestämda tider, på många av Sveriges vårdcentraler. Mycket sjukskötersketid låses upp, även om en hel del ärenden är rent administrativa eller kräver en annan expertis.
På måndag morgon är trycket extra högt och arbetsmiljön i vårdcentralens telefonväxel kan bli både hektisk och högljudd. Alla som ringer kanske inte lyckas komma fram och bland de som kommer fram behöver ofta ett nytt ärende startas för att komma vidare i processen.
Återuppringning kan hjälpa vårdutövarna att få större flexibilitet, men kräver också timing av den som ska ringa upp och av den som ska ta emot samtalet. Vilket ibland leder till att kontakten går helt förlorad den dagen. Och ärendet får börja om igen. Med asynkrona meddelanden i vårdplattformen Visiba Care kan ärenden starta och fortsätta oberoende av tid och plats.
Meddelanden i Visiba Care fungerar ungefär som en vanlig mejl-konversation, men med säker autentisering. Patienten startar ett ärende genom att logga in med BankID i er app eller patientwebb och beskriver sina besvär i text.
Funktionen gör det möjligt för patienten att när som helst under dygnet skriva ett meddelande till mottagningen och beskriva sitt ärende. Genom att slippa förhålla sig till öppettider kan det vara lättare för patienter att söka vård.
Vårdgivaren får i sin tur en öppen och effektiv kommunikationskanal till patienten och kan bestämma hur ärendet ska tas vidare, redan innan den första personliga kontakten. Meddelandet kan fördelas direkt till rätt resurs på vårdcentralen, utan onödiga omvägar.
Vårdgivaren kan skicka ett frågeformulär, provsvar eller annan medicinsk information till patienten. Meddelanden kan också fungera som en öppen kontaktkanal mellan vårdgivare och patient under pågående behandling, som ett extra stöd eller enklare uppföljning.
Om en vårdutövare behöver hjälp eller vill samarbeta med en eller flera kollegor i ett ärende är det enkelt att bjuda in dem till konversationen. Vårdutövare från olika professioner kan då ansluta sig till konversationen, arbeta effektivt tillsammans i team och skriva interna anteckningar till varandra, som patienten inte kan se.
På måndag morgon (eller lite senare på förmiddagen om det passar dig bättre) går du in och klickar på ”meddelanden” i Visiba Care för att få en överblick över mottagningens meddelanden. På sidan ser du en lista över nya meddelandekonversationer som kommit in under helgen och som ännu inte hanterats och de meddelanden som du har plockat upp tidigare och ansvarar för. Du kan se patientens namn och personnummer, besöksorsak och senaste händelsen.
Nya meddelanden som ännu inte plockats upp visas för alla dina kollegor som har tillgång till meddelandefunktionen i verktyget. För att läsa ett inkommande meddelande klickar du på det. Efter att du läst meddelandet kan du välja att ta dig an ärendet, lägga tillbaka det eller lämna över det till en kollega.
Om ni jobbar med Visiba Triage, vårt verktyg för automatiserad anamnes och triage, kan du se att de meddelanden som kommit in via Visiba Triage har tilldelats brådskegrad, baserat på patientens anamnes.
Om du skulle vilja rådfråga en kollega i ett ärende klickar du på ”Lägg till vårdutövare” och markerar sedan kryssrutan ”Internt meddelande” i konversationen. Då blir meddelandet dolt för patienten. Det går enkelt att särskilja interna meddelanden från övriga, då de har en annan färg samt en symbol och text som beskriver detta.
För att lämna över en konversation klickar du på ”överlämna” och väljer vem av dina kollegor du vill ge konversationen till. Den vårdutövare som du lämnar över till kan nu påbörja eller fortsätta dialogen med patienten och kan se eventuella tidigare meddelanden som skickats i konversationstråden. Patienten får samtidigt en notis om att konversationen har överlämnats till en vårdutövare.
Ibland behöver en meddelandekonversation med en patient följas upp med ett videomöte. Du kan bjuda in patienten till ett videobesök direkt från konversationen. Välj ”Bjud in till besök” för att komma direkt till bokningsvyn, med patientens uppgifter förifyllda.
När du anser att en meddelandekonversation är klar, avslutar du ärendet genom att klicka på ”arkivera”. Då försvinner tråden från systemet. Patienten kan se en kommentar om att ärendet är avslutat längst ner i er konversation och har därmed inte längre möjlighet att skriva i tråden.
Meddelandehistoriken sparas lika länge som övrig information sparas i systemet. Du kan filtrera fram meddelanden under en viss tidsperiod eller söka på patientens personnummer. Om du vill läsa meddelandet igen klickar du på det i resultatlistan.
Med Visiba Cares meddelandefunktion hoppas vi att du ska uppleva en arbetsdag där du har större kontroll över din egen tid och där hela verksamheten sparar tid genom att fördela ärendet till rätt person innan konversationen ens har startat. Patienten väntar gärna lite längre, för att kunna få rätt hjälp direkt.