I den snabbt växande världen av digital transformation inom vård och omsorg är det lätt att förlora sig i tekniken och glömma bort det ursprungliga syftet. Anna Zetterlund, specialist på digital transformation på Visiba, reflekterar över vikten av att ständigt hålla syftet i fokus, för att säkerställa att förändringarna verkligen leder till önskade resultat. Genom att dela med sig av sina egna erfarenheter och insikter ger hon en inblick i hur man undviker vanliga fallgropar och styr mot en framgångsrik transformation.
Som transformationsspecialist på Visiba handlar min vardag om att hjälpa våra kunder att genomföra en digital transformation och inte bara en digitalisering. I varenda kunddialog jag har så ställer jag därför denna fråga; varför? Varför vill ni implementera Visibas digitala verktyg? Vad är det ni vill uppnå? Vilka utmaningar vill ni lösa?
Många av svaren jag får handlar om att "färre personer i verksamheten behöver hjälpa fler och då tror vi att digitalisering i form av en digital plattform kan vara lösningen på det".
Mitt svar på det är sällan vad de förväntar sig, jag svarar nämligen att verktygen i sig inte kommer att lösa det. Däremot kan vi utforma, och våra verktyg möjliggöra, de nya arbetssätt som krävs för att de ska uppnå sitt syfte. Helt plötsligt handlar alltså deras implementering av ett digitalt verktyg om en beteendeförändring. Vad hände där?
Lätt att tappa bort syftet under projektets gång
Vi vet alla hur mycket mer krävande det är att ändra vårt beteende än att bara lära sig att klicka någonstans i ett nytt verktyg i datorn. Är det därför många tror att digitalisering är lösningen på välfärdens utmaningar och gärna duckar för tanken att det kräver någon form av förändring också – en transformation?
Min upplevelse är att man många gånger tappar bort syftet med varför man inför ett digitalt verktyg längs med vägen. Man har sina utmaningar och där utformar man sitt syfte. So far, so good! Man letar efter en lösning, hör att digitalisering är bra för effektivisering, köper in ett digitalt verktyg, lär sig funktionerna i det och börjar arbeta med det på precis samma sätt som man arbetade tidigare och tänker "Yes, nu är vi klara". Någonstans under processens gång har man glömt att reflektera över om den här implementeringen faktiskt har lett till att färre personer kan hjälpa fler. Med andra ord: om det uppnår syftet man formulerade initialt.
När man själv går i fällan
Det här händer även mig och mitt team. Vi testade ett nytt sätt att administrera våra konsulttimmar. Vi gjorde det i ett av våra huvudsystem som inte är gjort för detta ändamål egentligen, men det var skönt att inte behöva köpa in ytterligare ett system. Det innebar lite workarounds här och var, men rent tekniskt fungerade det bra att registrera timmar i.
När vi sedan skulle utvärdera initiativet så pratade vi först om att det fungerade bra. Det var inte jättemånga klick. Vi hade fått in rutinen på att göra det och så vidare. Tills plötsligt frågan jag alltid ställer till kund kom till mig själv. Varför gjorde vi den här förändringen? Vad var syftet med det egentligen?
Syftet var att vi enkelt skulle få en överblick över hur många timmar i ett projekt som hade använts, hur många som fanns kvar, och att det även skulle vara enkelt och tydligt för vår ekonomiavdelning att se vilka timmar som skulle faktureras och inte. När vi började utvärdera utifrån syftet i stället, så insåg vi att det här fungerade inte alls särskilt bra. Det var enkelt att registrera ja, men verkligen inte att få en överblick över hur många timmar som använts, hur många som fanns kvar, och vad som skulle faktureras. Vi hade helt enkelt gjort samma misstag som vi så många gånger upplevt att våra kunder gjort. Vi tappade bort vårt syfte med projektet, vårt varför.
Precis som Johan Magnusson och Thomas Lindroth pratar om i sin otroligt givande bok Offentlig sektors digitalisering, vad hjälper det att göra en kanonbra landning om man gör den på fel flygplats?
Hur gör du?
Min fråga till dig blir därför, hur gör ni för att hela tiden hålla syftet "top of mind"? Så att ni hela tiden ser till att det ni gör faktiskt styr dit. Att ni hela tiden väljer den väg som leder mot målet och inte väljer den som kanske ser enklast ut, eftersom den faktiskt inte kommer att leda er mot målet och hjälpa er att uppnå ert syfte?
Apropå syfte, vad är egentligen syftet med offentlig sektor? Det kan du läsa om i nästa artikel från Visibas transformationsteam.
Lycka till med din syftesstyrda transformation!
Anna Zetterlund
Specialist på digital transformation på Visiba
