Gustafkliniken, med läkaren och verksamhetschefen Therese Varre Almesjö i spetsen, har lyckats skapa väl fungerande flöden för digifysisk vård, med hjälp av flera olika system. En av framgångsfaktorerna har varit en stor nyfikenhet på den teknik vårdcentralen köpt in och vad man kan göra med den.
På Gustafkliniken på Lidingö påverkar de digitala arbetssätten verksamheten i grunden. Bakom arkitekturen står läkaren och verksamhetschefen Therese Varre Almesjö, som med stor passion och kreativitet har byggt flöden som skapar bättre tillgänglighet och ett bra bemötande, från första klicket.
En vision om tillgänglighet
Genom god kommunikation, smarta funktioner och en del automatisering arbetar vårdcentralen för att deras patienter ska känna sig lika väl omhändertagna på den digitala mottagningen, som på den fysiska. Vårdcentralen har som målsättning att alla som vill ska komma i kontakt med dem, och få en medicinsk bedömning samma eller nästkommande dag. Och det lyckas man med, tack vare digitala flöden som förbereder och kompletterar de fysiska besöken.
Med hjälp av Visibas lösningar har kliniken sett till att patienterna känner att de får kontakt direkt.
"Det är en väldigt viktig känsla. Man behöver inte lösa allting första dagen, men de känner att någon har hört dem. Den första kontakten är tagen", säger Therese.
Guidar patienten och får information
Gustafkliniken är en personlig och välskött vårdcentral, som har ett starkt varumärke och trogna patienter. När patienterna behöver deras hjälp är det naturligt att de söker sig till vårdcentralens egen hemsida. Redan där börjar sorteringen av ärenden och möjligheter för patienten att ta nästa steg själv, genom att t.ex. boka tid, be om receptförnyelse eller starta en utredning. Genom Visiba Triage (Red Robin) kan patienten svara på frågor om nya symtom och besvär, vilket ligger till grund för en effektiv triagering av nya ärenden.
"Patienterna kan i lugn och ro beskriva sina symtom och vi får en översikt samt förslag på prioritet, vilket gör att vi snabbt kan avgöra hur brådskande ett ärende är," berättar Therese.
Den digitala vårdplattformen Visiba Care erbjuder goda möjligheter att länka till olika vårdflöden i samma system, och i andra verktyg, på ett enkelt sätt. Therese förklarar att kliniken har utvecklat olika flöden för specifika diagnoser, som exempelvis sköldkörtelproblematik.
Tidigare behövde patienterna ringa och vänta på att bli uppringda, prata med en sköterska som sedan bokade in en tid med en läkare, som i sin tur beställde prover och ställde samma frågor till alla patienter. Nu kan patienterna istället gå in på hemsidan, svara på frågor och sedan träffa en sköterska som bokar in prover, om det inte är akut. Om proverna ser bra ut, kan läkaren enkelt förnya receptet. På så sätt har processen förenklats avsevärt.
Nyttjar systemets flexibilitet och bygger själv
Therese använder en stor del av de funktioner och möjligheter som finns i Visiba Care för att bygga anpassade flöden som passar just hennes verksamhet. Till exempel har hon själv konfigurerat "djuplänkar" i systemet för att patienten ska hamna rätt med minimalt antal klick. En nivå av systemkunskap som de flesta verksamhetschefer eller administratörer inte ligger på, eller behöver ligga på (Visibas transformationsteam kan hjälpa till med sådant). Men Therese är djupt involverad i hur allt fungerar.
"Jag började med att lära mig systemet ordentligt och fick då höra talas om djuplänkar. Då kände jag: det här vill jag förstå! Och så såg jag logiken i det. Min personlighet gör att jag ser möjligheter överallt!" berättar Therese.
Therese tänker i nya banor och gillar flexibiliteten i Visiba Care.
"Här har jag verkligen en verktygslåda där jag kan konfigurera och hitta egna lösningar, eftersom vår kliniska verklighet ofta ser lite annorlunda ut", menar hon.
Flera system löser helheten
För att lösa de problem som kan uppstå när man jobbar med flera olika system (vilket Therese verkligen rekommenderar att man gör!), har kliniken tänkt utanför boxen. Ett exempel är hur de använder AI-lösningen Tandem, som ursprungligen var tänkt för diktering, men som Gustafkliniken även använder för att automatiskt kopiera information mellan olika system. Tandem tar till exempel text från Visiba Care och kopierar automatisk in den under rätt rubriker i TakeCare. Det är ett sätt att få flödet att fungera smidigt, utan en integration. Journalsystemen är nämligen inte helt enkla att integrera med ny innovation, då det är gamla system som är byggda för att hantera, lagra och skydda stora mängder information.
”Vi tittade faktiskt på att inte ha journalsystemet alls. Men det går i princip inte i Stockholm idag. Du hamnar så utanför. Men det blir mycket dubbelarbete på grund av journalsystemet. Systemet är ganska bra när du är där och jobbar med det du ska jobba med där. Men så fort det handlar om att samarbeta med andra system så blir det problem, i och med att det inte är byggt på det sättet. Journalsystemet är jätteviktigt i vårt arbete, men när jag började med att bygga våra digitala flöden så blev det alltid bara ett problem. Men nu är det många bolag som har fiffiga lösningar på hur man kan jobba runt journalsystemet”, berättar Therese.
Tips till andra verksamheter
Vi frågade vilka råd Therese vill ge till andra verksamhetschefer som vill bygga upp eller utveckla sina egna digifysiska arbetssätt:
Välj dina leverantörer med omsorg
"Mitt bästa råd är att tänka kreativt och att välja leverantörer som är villiga att samarbeta och utvecklas tillsammans med er. Det är inte alltid leverantörerna kan veta vad just du har för problem." säger hon. "För mig handlar det jättemycket om att jag väljer leverantörer delvis beroende på produkter, men väldigt mycket på vilka som står bakom företaget.”
Försök inte hitta allt i en lösning
”Det hade varit fantastiskt om någon hade löst allt, men de som har gett sig på det har ofta väldigt stelbenta lösningar. Då är det mycket bättre att välja de som är bäst på varje del tycker jag. Vem är bäst på triagering? Vem är bäst på transkribering? Och så vidare. Jag försöker gå på Vitalis varje år och titta på olika bolag och hitta de som är bra på att samarbeta.”
Motivera personalen
”Personalen måste förstå och se fördelarna med de nya systemen, för att vara motiverade att använda dem. Jag säger aldrig till personalen att vi gör det här för att kunna ta fler patienter, och det tror jag är viktigt. Vårdpersonal är väldigt trötta på att man ska effektivisera för att jobba mer. Vi pratar i stället om att effektivisera så att vi kan ta en kopp kaffe, att vi kan få tid att reflektera och att vi ska må bättre.”
Therese menar att förutsättningarna finns, för att bygga väl fungerande digitala vårdflöden inom primärvården, genom att välja flexibla lösningar som kompletterar varandra och gör det enkelt för personalen. Hon har visat att med ett gott ledarskap och en nyfikenhet för systemen man köpt in kan man lyckas!
