Vi har pratat med Charlotte Lundholm, projektledare och eHälsostrateg på Närhälsan, VGR, som var med och startade Sveriges första virtuella ungdomsmottagning i december 2016. Hur har arbetet gått och vad har de lärt sig under tiden?
Hur känns det att ha varit med och startat Sveriges första virtuella ungdomsmottagning?
– Den virtuella ungdomsmottagningen är ett av de roligaste projekt jag varit delaktig i. Hela känslan med ett nytt arbetssätt för att möta ungdomar på deras egen arena är fantastisk!
Hur kom ni igång?
– Vi började planeringen i juni 2016. Då hade redan ett antal pilotprojekt för digitala vårdmöten kommit igång på våra vårdcentraler, så det var ett bra tillfälle för oss att börja fundera över hur vi skulle kunna möjliggöra denna kontaktväg för våra ungdomar. Vi skapade en enkät för skolungdomar där vi frågade om de skulle vilja besöka en digital mottagning samt om deras önskemål om öppettider. Vi förstod snabbt att det fanns ett behov.
Vilka var de största drivkrafterna?
– Videomöten gör att vi kan nå fler ungdomar, bland annat de som saknar körkort eller som bor långt ifrån de fysiska mottagningarna. Det finns även ungdomar som av olika anledningar inte vill besöka en mottagning fysiskt. För dem blir trösklarna till kontakt betydligt lägre.
– En annan drivkraft för att komma igång var att vi ville öka tillgängligheten utan att behöva anställa fler. Det är ont om barnmorskor, och genom digitala vårdbesök kan personalen hjälpas åt, oavsett vilken lokal mottagning de är knutna till.
Våga testa – och justera efter hand.
-Charlotte Lundholm
Hur går ett besök till?
– Vi arbetar med en virtuell ungdomsmottagning i drop-in-form, där ungdomarna själva initierar kontakten. Ungdomarna laddar hem vår app, registrerar sig och går till vår drop-in. Där loggar de in med hjälp av BankID och beskriver sitt ärende kortfattat så att rätt profession tar hand om samtalet. Därefter placeras de i ett e-väntrum tills vår personal ringer upp för videosamtal. Det är enkelt och smidigt, och appar är ju idag ett självklart verktyg för ungdomar i många sammanhang.
Vilka bemannar mottagningen?
– Mottagningen bemannas idag av barnmorska, kurator, psykiatrisjuksköterska och psykolog, som hanterar olika typer av ärenden.
Vad tycker personalen om det nya sättet att arbeta?
– Personalen hade en hel del farhågor innan vi startade. Bland annat var de rädda att tekniken skulle vara svårmanövrerad (”vi är ju vårdpersonal och inte tekniker”) eller att de inte skulle hinna svara på alla samtal. Men när vi väl kommit igång och hunnit utvärdera har vi kunnat skratta åt många orosmoment, de har inte alls visat sig stämma. Tekniken är intuitiv, överskådlig och enkel att använda. Eller som en av våra barnmorskor uttryckte det: ”Det är lätt att göra rätt!”.
– Genom att använda dubbla skärmar med journalen på ena skärmen och videosamtalet på den andra kan personalen fokusera och slipper växla mellan olika fönster.
Har ni fått någon feedback av era användare – ungdomarna?
– Våra ungdomar har verkligen anammat möjligheten att komma i kontakt med oss via den virtuella ungdomsmottagningen. De tycker att det är enkelt och bekvämt att kunna rådfråga om preventivmedel mm utan att behöva förflytta sig långa avstånd. Vi haft till och med haft videomöten med svenska ungdomar som befunnit sig utomlands, på Gran Canaria och Kuba! De har varit överlyckliga över möjligheten att kunna genomföra sitt ärende distansoberoende.
– Ungdomarna har dessutom lämnat ett väldigt gott betyg på utvärderingsfrågorna i vår app. På frågan ”Skulle du rekommendera någon du känner att göra ett videobesök?” är resultatet hela 4/4 – bättre blir det ju inte!
Vilka är de största fördelarna med virtuell vård?
– Det finns många fördelar men de främsta är distansoberoendet och flexibiliteten. Det är till stor nytta för både patienter och personal. En annan fördel är att den visuella kontakten i kombination med att ungdomarna identifierar sig med BankID ger en kvalitetshöjning i jämförelse med ett vanligt telefonsamtal. Minskad miljöpåverkan, i och med minskat antal resor, är en annan vinst.
Har du några tips om vad andra bör tänka på om de vill komma igång med en digital mottagning?
– Våga testa – och justera efter hand. Allt blir inte rätt från dag 1 utan vi har löpande fått korrigera tider, personal och rutiner kring våra videomöten.
– Videomöten passar vissa målgrupper, men inte alla. Fundera över vilka patienter inom verksamheten som kan vara hjälpta av denna lösning och bemanna därefter med lämpliga professioner. Kom ihåg att det kan ta tid att få patienter att byta kontaktväg, men håll ut!
– Till en början kan det vara bra om vårdpersonal öronmärker tid som ska användas för videobesök, t.ex. tisdagar kl. 12–15, för att få in det som en del i vardagen.
– Ledarskapet är också viktigt, samt insikten i att stora förändringar i arbetsprocesser kräver en förändringsresa hos varje enskild individ. Det är viktigt att vara ödmjuk inför det faktum att personal kan känna osäkerhet när de aldrig tidigare har utfört sitt arbete på detta sätt.
Hur ser framtiden ut?
– Ju mer bekväma vi blir med tjänsten, desto fler områden vill vi jobba vidare med. Vi ser många möjligheter! Målet är att samtliga av Närhälsans 46 fysiska mottagningar gemensamt ska bemanna den virtuella ungdomsmottagningen under 2018.
Något annat du vill tillägga?
– Jag vill passa på att hylla framförallt våra barnmorskor, men även övrig personal vid våra ungdomsmottagningar som gör ett fantastiskt jobb med det nya arbetssättet. Deras lyhördhet och engagemang har varit ovärderligt för vår verksamhet!
