Digitala verktyg och arbetssätt har lett till påtagliga resultat hos Psykiatrimottagning Ale. Kortare väntetider, nöjdare medarbetare och ökad produktivitet är några av vinsterna, menar enhetschefen Anders Fernström.
Mottagningen i Ale, utanför Göteborg, är en öppenpsykiatrisk verksamhet i offentlig regi, med 30 medarbetare som hanterar omkring 1 000 patienter med olika diagnoser. Som många andra liknande verksamheter har de brottats med utmaningar i form av långa väntetider och svårigheter att rekrytera och behålla personal. Förändringsarbetet startades med ett tydligt mål: bättre vård, till fler i en bra arbetsmiljö.
Att lyckas rekrytera rätt personal är en av Anders största arbetsuppgifter som enhetschef. Det arbetet har blivit betydligt lättare sedan mottagningen kan profilera sig som en digitalt framåtlutad arbetsplats som värderar en balans mellan arbete och fritid. Möjligheten att arbeta hemifrån är värt mycket för medarbetarna inom vården, som sällan får den chansen.
– Det är en av de absolut viktigaste sakerna att kunna erbjuda när vi rekryterar, säger Anders.
Vinst: cirka sex gånger så många ansökningar till lediga tjänster för sjuksköterskor och psykologer.
En av mottagningens huvuduppgifter är att utreda och diagnostisera inom neuropsykiatriska funktionsnedsättningar. Tidigare har väntetiden för en sådan utredning kunnat ligga på upp till 2 år(!).
– Att en ung patient får effektiv behandling inom ett par månader i stället för närmare 2 år har enormt stor påverkan för patientens livskvalitet. Blir man sittande med psykiatriska problem utan att få hjälp, får man ofta andra psykiatriska problem, berättar Anders.
Mottagningen har arbetat hårt med att korta ner väntetiden genom att stötta personalen och förändra arbetssätten. Såhär identifierade arbetsgruppen problemen som tidigare ledde till långa väntetider:
Det krävdes många små förändringar över tid för att lösa de här problemen. Att digitalisera vissa moment har varit en del av lösningen och där har Visiba kunnat hjälpa till med bl.a. tidsbokning, digitala besök och ärendehantering. Andra exempel på digitala verktyg som avlastar personalen på mottagningen är internet KBT, digitala psykologiska tester, automatiska mätningar av patienters mående, instruktionsvideos och interaktiva arbetsbeskrivningar i introduktionen av nya medarbetare.
– Inom min verksamhet mäter vi först och främst hur patienter och medarbetare värderar en förändring. Men när vi började titta på siffrorna blev jag överraskad hur mycket effektivare vi faktiskt blivit, berättar Anders.
På Psykiatrimottagning Ale vågar man prata om produktivitet, vilket ibland kan vara ett skällsord inom vården, eftersom det för tankarna till löpande band. Men när man ser på improduktivitet som en indikator på patienters lidande, då blir det lättare att tala om, menar Anders.
Ett exempel på hur man skapat smidigare arbetssätt (och mer tid för vård) är den digitala ärendehanteringen i Visiba Care, som kom till för att undvika dubbelarbete och otydlighet kring vilken medarbetare ärendet ligger hos.
Mätetalet för produktivitet är antal besök mottagningen lyckas genomföra. Den siffran påverkas av hur mycket tid man behöver spendera på andra saker, men även av vilka förutsättningar man har att genomföra möten. Otroligt nog ökade antalet genomförda besök på mottagningen under pandemin, när det mesta skedde på distans.
– Det är ett gott betyg till medarbetarna som verkligen prioriterat att träffa patienter och använt de digitala verktyg vi har för att göra det, berättar Anders.
Idag är cirka 35 % av alla besök fortsatt digitala på Psykiatrimottagning Ale och besöken gäller i hög grad utredningar och terapier, vilket hjälper till att förkorta väntetiderna inom dessa områden. Mottagningen har lång erfarenhet av att möta patienter via video och en särskild policy för när ett digitalt möte lämpar sig.
– Medarbetaren ska tycka att det är medicinskt lämpligt och patienten ska också tycka att det är en bra idé, berättar Anders.
Vinst: Mottagningen genomför cirka 30 % fler besök totalt (fysiskt och digitalt).
Idag är det lättare för patienterna att få kontakt med mottagningen, via video, meddelanden eller chatt. Det skapar en trygghet och patienten kan vara mer delaktig i hela processen. Till exempel kan medarbetarna bjuda in patienten i en konversation tidigare, i stället för att diskutera runt patienten. Det finns också en grupp patienter som det har varit svårt att få kontakt med överhuvudtaget tidigare, som klarar av ett digitalt möte.
Vinst: Närmare kontakt med patienterna.
Parallellt med digitaliseringsresan har medarbetarnas arbetssituation blivit bättre, enligt mottagningens medarbetarundersökning. Anders poängterar att det kan bero på många olika saker, men att man ser ett tydligt samband med förändringsarbetet. Att personalen har fått möjlighet att arbeta på distans har varit otroligt uppskattat och idag jobbar många medarbetare hemifrån regelbundet.
– Vi har inte bara fått betydligt fler sökande till lediga tjänster, vi lyckas även behålla personal. Det är mycket värt att kunna välja hur man vill lägga upp sitt arbete och jobba hemma när det underlättar i livet, säger Anders.
Vinst: Medarbetarundersökningen har gått från röd till grön.
Men när 20–25 % av personalstyrkan jobbar på distans varje dag uppstår nya behov. Det har blivit viktigt att ha ett system där alla medarbetare kan se var kollegorna befinner sig (hemma eller på plats), vem som är ledig och vilka rum som är bokade. Man behöver också lägga extra fokus på att skapa teamkänsla, för att bevara en varm och trygg stämning i arbetsgruppen. Det kan man inte ta för givet.
– Idag är en av mina viktigaste arbetsuppgifter att planera gemensamhetsskapande aktiviteter. Det är jag verkligen inte van vid, säger Anders, som har gått från att fokusera mycket på implementationen av processer och digitala verktyg under några år till att lägga allt mer tid på kulturen på arbetsplatsen.
Båda delarna behövs nämligen för att skapa en välmående och effektiv organisation!
Hör Anders och Christina berätta om själva om sitt arbete i webbinariumet Inspiration för nya arbetssätt inom specialistsjukvården.