VGR: Från pilot till breddinförande av digitala vårdbesök

Visiba och Västra Götalandsregionen (VGR) inledde ett samarbete 2016. Mycket har hänt sedan dess. Vi har pratat med Johan Olsson, projektledare för digitala vårdmöten på VGR, om hur arbetet har sett ut. Här berättar han mer om vilka utmaningar de stött på, och vilka tips han har till andra som vill driva igenom breddinförande inom komplexa organisationer.

VGR och Visibas gemensamma digitala vårdresa

Samarbetet mellan Visiba och VGR inleddes med Närhälsan 2016. Först med ungdomsmottagningen, som lanserades 2017 och därefter med Närhälsans primärvård – Närhälsan Online. Johan Olsson, som tidigare bl.a. arbetat med digitala vårdrum för Region Västerbotten, klev in i projektet 2018 då upphandlingen för breddinförande inleddes.

Inledningsvis definierades vad ett digitalt vårdbesök skulle innebära för just VGR. Johan menar att det är extremt viktigt att formulera en tydlig målbild redan från början. Ett breddinförande påverkar hela organisationen och med det många olika intressegrupper. Man måste se till både vad verksamheterna, personalen och patienterna vill och försöka att hitta ett gemensamt språk där parterna möts.

Vi kom fram till att vår definition av digitala vårdmöten är att de ska ske på distans med hjälp av digitala hjälpmedel. Det ska vara en tvåvägskommunikation, men den behöver inte ske i realtid. Den måste också hålla minst lika bra kvalitet som ett fysiskt möte.

Johan berättar vidare att projektgruppen sedan starten besökt över 100 verksamheter i regionen för att berätta om projektet och möjligheterna med digitala vårdbesök. Det är viktigt att förankra både målsättning och förväntningar. Idag har samtliga förvaltningar startat någon form av etableringsprocess i Visiba Care och befinner sig antingen i utbildningsfasen eller har gått live med patienter.

Idag erbjuder VGR digitala vårdmöten via apparna Ungdomsmottagning Online VGR, Närhälsan Online och Mitt Vårdmöte. I Mitt Vårdmöte samlas regionens specialistmottagningar.

Utmaningar längs vägen

För VGR har den största utmaningen varit att integrera plattformen i det befintliga ekosystemet. Exempelvis saknar många vårdverksamheter betalningssystem, eftersom det tidigare inte krävts mer än kortläsardosor. I en digital miljö måste patienten däremot kunna betala digitalt med betallösningar som Swish eller kreditkort. Finns det då inte ett tillgängligt system för att hantera dessa betalningar blir det problematiskt. En annan frågeställning VGR ställdes inför var den planerade övergången till ett nytt vårdinformationssystem.

Eftersom vi idag inte vet exakt vad det nya vårdinformationssystemet kommer att innebära var det otroligt viktigt för oss att välja en flexibel leverantör och ett öppet system som möjliggör integrationer.

Flera av de tidigare utmaningarna har numera blivit rutin då VGR och Visiba har arbetat i projektet under en längre period och lärt sig av misstagen. Nu träffas man istället på grund av andra utmaningar, som exempelvis att hitta en tid för ett möte med personalen ute på en mottagning. Men det är en positiv anda som präglar verksamheterna, menar Johan Olsson.

Många är väldigt intresserade och peppade på att komma igång. Det gäller framför allt de verksamheter som har direkta incitament för digitaliseringen. Exempelvis de som dagligen möter utmaningar i och med att deras patienter är unga eller behöver resa långt för att ta sig till den fysiska mottagningen.

Framgången präglas av lokala eldsjälar och flexibilitet

Utan de eldsjälar som verkligen engagerat sig i projektet hade de inte lyckats på samma sätt, säger Johan. Framgången är helt personberoende, och personerna som är involverade har varit outtröttliga. Man har inte accepterat ett nej, utan försökt lyfta frågorna högre upp. Det kräver uthållighet, mod och en stark dedikation. Stödet från Visiba och Närhälsan har också varit betydelsefullt för arbetet. Att tekniken redan testats under en längre period i några av våra verksamheter har effektiviserat arbetet, berättar Johan.

Närhälsan startade en pilot med Visiba 2016, så när vi startade den breda utrullningen hade de redan haft 18 000 digitala vårdbesök. Det gav oss möjlighet att fråga vad som fungerat bra och vad som missats under igångsättningen. Att Visiba visat en hög grad av flexibilitet och stöttat genom hela processen har också varit väldigt värdefullt.

En annan framgångsfaktor i projekten har enligt Johan varit att projektgruppen tidigt satte upp ett ambassadörsprogram. Programmet involverar nyckelpersoner från olika förvaltningar. Dessa utbildas för att sedan driva arbetet lokalt som samordnare och ambassadörer.

Johans 3 tips för att lyckas med breddinförande på regionnivå:

• Säkra de mandat och resurser som krävs
  Att äga mandatet och kunna köra på är avgörande för att lyckas med breddinförande. I det här fallet tog Regionstyrelsen beslutet om breddinförandet och projektteamet fick lov att använda de medel som behövdes för att lyckas. Att Regionstyrelsen dessutom gjorde det till ett av sina sex prioriterade projekt underlättade för Johan och hans team att snabbt få de resurser de behövde.
  
  
• Missa inte det inledande grundarbetet
  Den andra faktorn som möjliggjort det lyckade samarbetet är det gedigna förarbete som låg till grund för projektet. Detta inleddes redan ett halvår innan själva upphandlingen – bland annat formulerades kravställningen tillsammans med 20 representanter från olika förvaltningar.
  
  
• Dokumentera löpande
  Det är ett konstant flöde av dokumentation inom vården, något som man traditionellt sett behöver bocka av innan resterande arbete kan fortgå. Om det finns möjlighet att senarelägga dokumentationen är det en fördel. Fastnar man i dokumentationen är det svårt att arbeta agilt. Bättre då att tillåta sig själv att ha lite mer flexibilitet och istället ta fram material löpande under projektets gång. Detta bidrar i det stora hela till en smidigare process.