Så väljer ni rätt teknisk plattform för digital vård

Inledning

Digital transformation handlar inte om att föra över ett analogt arbetssätt till ett digitalt. Tvärtom är det viktigt att försöka frigöra sig från nuvarande arbetssätt och funktioner och istället fundera över följande frågor:

• Vilka problem ska systemet lösa?
• Vilka kommer att använda det?
• Hur säkerställer ni att systemet är i fas med både era nutida och framtida behov?
• Hur flexibelt behöver systemet vara och vad vill ni själva kunna anpassa?
• Vad är viktigt när det gäller säkerhet?
• Och framför allt – vad vill ni åstadkomma?

I den här guiden presenterar vi fem områden som ni bör ha i åtanke och som kan hjälpa er att hitta en lösning som är rätt för just er verksamhet.

Trevlig läsning!

Fokusera på användarvänlighet och flexibilitet

För att ett nytt system ska välkomnas in i organisationen måste det leverera värde från dag ett. Användarvänlighet är en nyckel och en förutsättning för att ett system överhuvudtaget ska användas. Flexibilitet och anpassningsbarhet en annan.

Vad innebär ett användarvänligt system?

För att lyckas med införandet av ett nytt system måste det vara enkelt och intuitivt att använda. Så snart systemet kräver mer tid än själva uppgiften har det tappat sitt värde. För vårdorganisationen är det nödvändigt att såväl vårdutövare som administrativ personal snabbt förstår hur de ska arbeta i systemet. Men kanske är det ännu viktigare att det är enkelt för patienterna. Många patientgrupper är fortfarande ovana vid digitala verktyg, och för att kunna erbjuda en jämlik och inkluderande digital vård är det oerhört viktigt att systemet upplevs som smidigt och lätt att använda. Ställ därför höga krav på leverantören gällande hur de arbetar med just användartester när de utvecklar nya funktioner.

Vad innebär ett anpassningsbart system?

Inom vården finns en mängd olika delar och behov att förhålla sig till. En och samma vårdorganisation kan ha 100–1000 vårdprocesser och en rad olika avdelningar, och systemet som används måste kunna anpassas efter såväl vårdens som patienternas behov.

Om ni i er verksamhet ska börja arbeta med ett nytt verktyg och på ett nytt sätt vill ni antagligen inte att det ska vara låst till specifika flöden och processer. De flesta verksamheter som börjar jobba med digitala verktyg vill kunna börja i liten skala och lägga till fler funktioner eller flöden först efter att de har kunnat testa och utvärdera.

Det är samtidigt en stor fördel om ni själva kan hantera viss anpassning och göra de förändringar som krävs för att er verksamhet ska kunna erbjuda optimala interna arbetsprocesser och patientupplevelser. Om ni har möjlighet att göra konfigurationer och anpassningar på egen hand, utan att blanda in leverantören, har ni friheten att enkelt kunna testa och justera, och kan på så sätt snabbare komma fram till vad som är rätt för just er.

Tänk långsiktigt – investera i ett framtidssäkert system

För att komma fram till ett välgrundat beslut när det gäller val av teknisk lösning är det viktigt att analysera vilka behov er vårdverksamhet har. Samtidigt är det nödvändigt att begrunda hur era egna och omvärldens krav och förväntningar kommer förändras framöver. Om ni vill utvecklas i takt med framtiden är en SaaS-lösning ett säkert, kostnadseffektivt och flexibelt alternativ.

Vad är SaaS?

SaaS (Software as a Service) är en molnbaserad mjukvara och leveransmodell som vanligtvis erbjuds som en dynamisk licensmodell.

5 fördelar med en SaaS-lösning

1. Investering med låg risk

Med en SaaS-lösning kan ni komma igång snabbt med minimal uppstartskostnad. Ni slipper dessutom bekymra er om drift och underhåll av systemet och era användare kan logga in från vilken arbetsstation som helst då det inte krävs en lokal installation.

2. Ni kommer igång snabbt

Att köpa in och äga eller till och med utveckla en egen plattform kan ibland kännas lockande. Dock glömmer man ofta bort att detta inte bara är enormt tids- och resurskrävande utan att man även missar att få ta del av den utveckling som andra är med och bidrar till. Genom att välja en beprövad SaaS-lösning som används av andra vårdaktörer kan ni fokusera på er kärnverksamhet och snabbare komma igång med att erbjuda era patienter digital vård.

3. Kontinuerlig utveckling

En beprövad SaaS-leverantör arbetar ofta med många kunder inom närliggande verksamheter där samtliga är med och bidrar till utvecklingen av tjänsten. Därigenom får ni tillgång till den utveckling som sker och ges möjligheten att addera nya funktioner allt eftersom dessa integreras i tjänsten. Därmed säkerställer ni att ni hela tiden har ett system som möter de krav som finns på marknaden.

4. Drift och underhåll ingår

Då systemleverantören hanterar drift och underhåll behöver ni aldrig bekymra er om detta, utan kan fokusera på att leverera vård till era patienter. Även uppgraderingar hanteras centralt av leverantören, vilket innebär att ni slipper tidskrävande uppgraderingar av systemet på lokala arbetsstationer.

5. En skalbar lösning

Eftersom SaaS-tjänster ofta erbjuds som en licensbaserad modell där ni betalar per aktiv användare är det enkelt att börja i liten skala och sedan växa efterhand. Detta ger er flexibilitet och möjlighet att testa och utvärdera systemet och de nya arbetssätten utan att det krävs en enorm investering. När ni sedan vill skala upp kan fler licenser adderas efter behov.

Hur ska man tänka när det gäller integration?

De flesta som arbetar inom vården måste dagligen logga in i flera olika system för att kunna utföra sitt arbete. Det är därför inte konstigt att många drömmer om ett system med en inloggning där allt finns samlat. Ett nytt system som ska effektivisera verksamheten kan dock i själva verket innebära ytterligare en inloggning och mer administration. Hur kan man då undvika att det nya systemet inte välkomnas i verksamheten? Ett sätt är att säkerställa att det nya systemet kan integreras i befintliga system.

Om ni vill att den nya lösningen ska kunna integreras med övriga system behöver ni ställa krav på leverantören att systemet är förberett för integration och har en hög grad av teknisk interoperabilitet, det vill säga möjlighet att samverka med andra system. Ett sådant system erbjuder öppna API:er, ett slags nycklar som gör att olika system kan kommunicera med varandra.

Men kom ihåg – integration är inte en förutsättning för att ni ska börja digitalisera er vårdorganisation. Tvärtom kan det finnas fördelar med att avvakta tills ni har varit igång ett tag, så att ni haft möjlighet att testa, mäta resultat och utvärdera. Med dessa erfarenheter i bagaget ökar förståelsen kring behov och volymer, och ni kan lättare se om och när integration är en förutsättning att ta er till nästa nivå.

Ställ höga krav på säkerheten

Säkerhet är en fråga som ofta diskuteras inom digital vård. Det är inte så konstigt – informationssäkerhet och skydd av den personliga integriteten är viktiga aspekter som måste beaktas när vårdgivare kommunicerar och hanterar känsliga uppgifter digitalt. Men samtidigt måste vi komma ihåg att digitalisering öppnar upp för en mängd möjligheter som bidrar till en betydligt högre säkerhet än dagens telefonsamtal, brev och fax.

Följande fem punkter kan bidra till en säkrare digital vård:

1. Autentisering – bekräftar identiteten

En grundläggande åtgärd för att höja säkerhetsnivån för digital vård är att se till att kommunikationen mellan vårdgivare och patienter i plattformen autentiseras, det vill säga att användarna till exempel verifierar sin identitet inför ett videobesök. Nivåer och metoder kan anpassas utifrån länder och behov, men i Sverige använder vanligen läkare SITHS-kort för att logga in medan patienter använder BankID. Autentisering innebär att man kan vara säker på att det är rätt personer som deltar i kommunikationen, vilket inte kan kontrolleras i ett vanligt telefonsamtal.

2. Kryptering – hindrar obehöriga att nå känslig information

I vårdsamtal diskuteras känslig och privat information som man är angelägen om att andra inte kan ta del av. I rapporten För säkerhets skull som Vårdanalys gjorde 2017, svarade 8 % av de tillfrågade att de undanhållit information för vårdpersonal av rädsla för att obehöriga ska kunna ta del av uppgifterna. För att förhindra att detta sker rekommenderar vi kryptering. Genom att kryptera elektroniskt överförd information i exempelvis videosamtal eller meddelanden kan endast de deltagande parterna ta del av informationen. För övriga är informationen förvanskad, omöjlig att tolka utan särskilda nycklar.

3. CE-märkning – garant för en viss säkerhetsnivå

Om ett verktyg eller en plattform är CE-märkt innebär det att den motsvarar grundläggande krav på säkerhet, hälsa och miljö enligt de EU-direktiv som reglerar detta. Läs mer om vad som krävs för att få en produkt CE-märkt på Europeiska kommissionens hemsida.

4. GDPR och PDL – reglerar datalagring

All patientdata måste lagras och hanteras i enlighet med GDPR och PDL. Det innebär bland annat att personuppgifter som inte måste sparas enligt PDL raderas efter en överenskommen tid när patientens ärende avslutats. Genom GDPR, som trädde i kraft i maj 2018 och ersatte PUL, skärptes reglerna kring lagring och personlig integritet ytterligare och den som bryter mot dessa riskerar dryga böter. De system och plattformar som används för digital vård måste därför hantera rensning och anonymisering av persondata på ett smidigt och säkert sätt.

5. Kloka användare och smidiga verktyg

Många säkerhetsfrågor går att lösa med hjälp av teknik, men det är samtidigt viktigt att ha med säkerhetstänket genom hela kedjan och i sina dagliga rutiner. Videosamtal ger patienter och vårdpersonal möjlighet att kommunicera var de än befinner sig, men känsliga frågor bör kanske inte diskuteras i miljöer där andra personer är närvarande.

För att komma igång med rutiner kring säkerhet måste också verktygen som används vara enkla. Personalen måste få kunskap i hur de ska hanteras, annars riskerar de att överges till förmån för mindre säkra lösningar.

Att tänka på vid inköp eller upphandling

Innan ni går vidare och köper in ett system för att kunna erbjuda digital vård kan det vara bra att kika närmare på hur leverantören hanterar leveransprocessen. Erbjuds stöttning vid införandet av det nya systemet eller behöver ni själva ha resurser på plats för införande och utbildning? Har leverantören tidigare erfarenhet från just er typ av vårdverksamhet?

En större offentlig vårdorganisation som vill digitalisera sina mottagningar behöver dessutom ta fram en tydlig kravspecifikation för upphandling. För att kunna sammanställa en lista med konkreta krav behövs först en grundlig behovsanalys – olika verksamheter har olika behov, och det är viktigt att identifiera vad som är era must-haves och vilka som är good-to-haves.

För samtliga vårdorganisationer kan nedanstående checklista stötta i kravställningen mot en leverantör eller i upphandling:

• Vad vill ni uppnå och vilka problem förväntar ni er att tjänsten ska kunna lösa, nu och på sikt? Kan ni växa med systemet? Var medveten om huvudsyftet med er upphandling då det utgör själva navet i kravställningen.
• Vad vill ni kunna göra med hjälp av tjänsten och hur vill ni kommunicera med era patienter? Vad vill ni kunna hantera? Anamnesupptagning, betalning eller något annat?
• Hur har ni tänkt att arbeta med tjänsten? Vill ni jobba med drop-in-mottagningar, tidsbokningar eller uppföljningsbesök? Önskar ni kunna bjuda in flera olika deltagare i flerpartssamtal? Fundera över era olika flöden och behov.
• Vilka verksamhetsområden ska använda era digitala tjänster? Om ni vill digitalisera flera verksamheter parallellt kan ni behöva ställa högre krav på tjänstens anpassningsbarhet.
• Ska tjänsten kunna integreras med era andra system? Om ni vill ha möjlighet att integrera med era existerande lösningar som journalsystem, bör detta framgå i kravspecen genom krav på öppna API:er.
• Är det viktigt att tjänsten visar ert varumärke för patienterna? I så fall bör ni efterfråga en så kallad White label-lösning, som gör att appar och webbgränssnitt kan anpassas efter er grafiska profil.
• Har ni särskilda krav på säkerhet? Formulera tydliga krav kring säkerhet och patientdatalagen, även om detta idag kan betraktas som en hygienfaktor.

Fundera därefter ett extra varv över vilka krav ni vill ställa på en och samma leverantör, och överväg möjligheten att använda olika leverantörer vars fokusområden kompletterar varandra.

Slutligen – titta gärna på hur andra har gjort. Offentliga upphandlingar är just offentliga, och det finns mycket att lära av andras exempel.

Vi finns här för er om ni vill diskutera mer eller bolla idéer!